1.
L'ETAT DES LIEUX nous permet d'obtenir une vue approfondie de l'adéquation et de l'efficacité de votre programme de conformité
1.1.
Nous commençons par analyser votre contexte commercial et examiner le programme de conformité actuel d'un point de vue opérationnel. Notre objectif est de déterminer les exigences de votre secteur pour les mettre en adéquation avec votre programme de conformité. Nous cherchons également à comprendre comment votre entreprise gère les dilemmes éthiques potentiels au quotidien. En particulier nous voulons vérifier à qui et comment des départements comme ceux chargés du développement commercial, des ventes et des achats peuvent adresser leurs questionnements ou alertes en matière de conformité.
1.2.
Quelles sont les valeurs éthiques que l'entreprise a définies ? Comment ces valeurs sont-elles mises en avant et défendues par les dirigeants ?
L'évaluation de l'engagement des leaders montre à quel point ils prennent le programme de conformité actuel au sérieux et comment ils le gèrent au quotidien. Nous vérifions également les règles générales de gouvernance d'entreprise et les règles explicitement établies pour la fonction de conformité.
Nous examinons la structure organisationnelle du service de conformité, le profil de compétences des Compliance Officers, le budget et les modalités de la fonction aux comités de direction et aux administrateurs. Nous évaluons également le programme de formation en matière de conformité pour toute l'entreprise.
1.3.
Nous continuons en examinant toutes les politiques et tous les processus internes relatifs à la conformité :
- Code de conduite
- Signalement et culture de « Speak-up »
- Lutte contre les paiements illicites, la corruption, le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme
- Règles de communication sur les réseaux sociaux
- Politique de prévention de l'esclavage et de respect et de protection des droits de l'homme
- Directive relative à la prévention des violations des contrôles à l'exportation et des sanctions économiques
- Protection et sécurité des données personnelles
- ESG : développement durable, environnement et cadre social ainsi que les principes de gestion éthique de l'entreprise
- Règles relatives à l'égalité des chances et de la diversité
- Politiques de prévention de la discrimination, du harcèlement et du mobbing
- Procédures de due-diligence pour les clients et les fournisseurs
- Code de conduite pour la gestion des fournisseurs
- Politique de divulgation et de prévention des conflits d'intérêts
- Interdiction des délits d'initiés
- Gestion des cadeaux et des invitations
- Politique de prévention et de gestion de la criminalité financière et de la fraude
- Règles de coopération avec les gouvernements et prévention de la corruption
- Règles relatives aux dons et décisions de sponsoring
Nous regardons en détail les processus qui permettent de surveiller le suivi de vos politiques de et les comptes-rendus qui en découlent. Quels sont vos principaux indicateurs de conformité, à quelle fréquence faites-vous des rapports sur la conformité en interne et à qui ?
1.4.
Nous vous parlerons également de votre analyse des risques de conformité, afin de comprendre comment l'entreprise a défini son profil de risque et quels sont les procédures et les moyens mis en place pour y remédier. Comment et pourquoi l'analyse des risques a-t-elle évolué au cours du temps ? Actualisez-vous régulièrement les critères de détection des risques de non-conformité ?
1.5.
Nous documentons ensuite les résultats en nous concentrant sur les déficiences et les omissions détectées dans le système actuel dans le but d'élaborer des recommandations pour améliorer votre programme de conformité.
